Įmonės svečių registracija: kaip sutaupyti pinigų ir laiko
Ar žinote, kad įmonės svečiai, partneriai ar investuotojai nuomonę apie jūsų įmonės socialinę atsakomybę gali susidaryti net nepravėrę įmonės biuro durų?
Neretai atvykus į įmonę, susitikimas prasideda ne draugišku rankos paspaudimu, o formalia registracija pas apsaugos darbuotojus ar administratorę. Negana to, dažna registracijos procedūra Lietuvos įmonėse vis dar vyksta naudojant popierinius žurnalus ir užtrunka ilgiau nei norėtųsi. Dalinamės UAB “Eugesta” patirtimi pakeitus svečių registracijos sistemą iš popierinio į elektroninį.
Pasenusi registracijos sistema
Didžioji dalis Lietuvos įmonių savo svečius pasitinka taip — apsaugos darbuotojas arba administratorė svečią, atvykusį svečią registruoja žurnale, išduoda popierinį leidimą, pasitinkantis darbuotojas pasirašo atitinkamus leidimus ir vėl juos grąžina apsaugai. Registracijos eiga įmonėse gali skirtis, tačiau įmonėms, kurios vis dar registruoja savo svečius popieriuje, verta savęs paklausti, kodėl mes vis dar naudojamės pasenusiomis registracijos sistemomis, naudojame popierių ir gaištame savo laiką?
Sprendimas paprastas
UAB “Eugesta” kolektyvas džiaugiasi pritaikęs visiškai naują, įmonės IT skyriaus darbuotojų sukurtą, elektroninę svečių registracijos sistemą. Atsisakius popierinio svečių registracijos varianto, dabar registracija vyksta elektroninėje erdvėje. Svečiui atvykus į įmonės teritoriją, apsaugos darbuotojas svečio vardą, pavardę, automobilio valstybinį numerį įveda į elektroninį svečių registracijos laikmeną ir svečią priskiria pasitinkančiam darbuotojui. Tuo metu įmonės darbuotojas elektroninėje registracijos sistemoje patvirtina pasitinkantis svečią. Taip apsaugos darbuotojas mato, kad svečią galima įleisti.
Registracijos sistema buvo sukurta pačių rankomis todėl, reikalui esant, ją galima tobulinti neskiriant tam papildomų lėšų, t.y. nesamdant kitos įmonės. Įdiegusi minėtą sistemą, įmonė atsisakė ne tik registracijos žurnalų, bet ir popierinių leidimų.
Naujovė pasiteisino su kaupu
Naujovė pasiteisino su kaupu — apsaugos darbuotojai atsisakė senų registracijos žurnalų, popierinių leidimų. Visa informacija nuo šiol yra laikoma elektroninėje formoje, yra lengvai pasiekiama bet kuriuo paros metu. Įmonės darbuotojai džiaugiasi, kad jiems pavyko sutaupyti net degalų ir taip mažiau teršti gamtą — anksčiau svečias prie vartų turėdavo laukti, kol jam bus išrašytas leidimas, ir viso šio ritualo metu buvo deginami degalai. Dabar įmonės svečiai ne tik greičiau patenka į įmonę, bet ir neturi gaišti laiko išvažiuodami, nes išvykstant nereikia grąžinti leidimų — atsakingas darbuotojas elektroninėje sistemoje tiesiog pažymi svečio išvykimo laiką.
Akivaizdu, kad naujas požiūris į nusistovėjusias veiklas leidžia įmonėms ir sutaupyti, ir dirbti efektyviau, ir džiaugtis atsakingos įmonės įvaizdžiu. O kaip jūsų įmonėje yra registruojami atvykę svečiai?
Santrauka taupantiems laiką
- Užuot naudojus popierinius registracijos žurnalus ir leidimus, svečiai yra registruojami elektroninėje sistemoje.
- Naują registracijos programą paveskite sukurti įmonės IT skyriaus darbuotojui.
- Nauda įmonei: sutrumpėja registracijos laikas, išauga darbuotojų produktyvumas, mažinamos išlaidos popieriui, informaciją apie atvykusius ir išvykusius svečius patogu rasti bet kuriuo paros metu, visa informacija saugoma elektroninėje erdvėje.